La pandémie du SIDA, qui sévit le monde depuis plus de deux décennies, n’a jamais laissé de temps de répit à l’humanité. Selon les estimations de l’ONUSIDA en fin 2005, 38,6 millions de personnes vivent avec le VIH dont 24,5 millions en Afrique subsaharienne. En Afrique, la séroprévalence est de 6,1% avec 2 millions de décès imputables au SIDA. Au Togo, le nombre de PVVIH est estimé à 100000 avec une séroprévalence de 3,2%. Le nombre de cas cumulé de SIDA déclaré est passé de 6 cas en 1987 à 20 676 en fin 2005. La croissance du nombre d’orphelins est considérable soit 88 000 selon l’ONUSIDA.

Les conséquences de cette pandémie sont néfastes aussi bien sur les individus, les familles que les communautés. Cette épidémie n’épargne aucune couche socioprofessionnelle, aucune tranche d’âge.

Au vu de cette propagation galopante de l’épidémie, les autorités togolaises ont amorcé depuis 2000, à l’instar d’autres pays, une autre stratégie pour riposter efficacement en impliquant tous les secteurs dans la riposte nationale. Ce qui a abouti à l’élaboration d’un Cadre Stratégique National 2001-2005. L’objectif 1 du CSN 2001-2005 visait la réorganisation du cadre institutionnel de la coordination intersectorielle de la réponse nationale en vue de répondre plus efficacement à la problématique actuelle et future de l’épidémie du VIH/SIDA.

Compte tenu de la priorité accordée à la lutte contre le SIDA et les IST, un Conseil National de Lutte contre le SIDA multisectoriel a été créé et placé sous la présidence de Son Excellence Monsieur le Président de la République pour apporter une riposte nationale efficace. Cet organe multisectoriel dispose de sept (06) organes de fonctionnement que sont les Comités régionaux de lutte contre le SIDA/IST (CRLS). Le CNLS-IST est doté d’un Secrétariat Permanent qui est chargé de la coordination de la mise en œuvre de la politique nationale de lutte contre le VIH/SIDA/IST et exécute les décisions prises par le CNLS-IST en la matière.

L’approche multisectorielle adoptée par le gouvernement et ses partenaires a pour avantages d’impliquer tous les secteurs à la riposte nationale et le programme de décentralisation mis en place, a pour effet le transfert du pouvoir et de l’autorité du niveau central aux unités administratives à la base. Le SP/CNLS-IST ne dispose de document de gestion propre. La mise en application de la politique de décentralisation et de la multisectorialité de la lutte exige une rigueur et une transparence dans la mobilisation et la redistribution des ressources ainsi que la prestation des services.

Pour rendre une telle gestion efficace, crédible et transparente, afin d’atteindre ses objectifs, le CNLS-IST doit se doter de textes réglementaires. C’est ce qui justifie, la demande de ce manuel de procédures administrative, technique et financière devant réglementer la gestion claire et transparente des ressources mobilisées pour la lutte contre le VIH/SIDA au Togo.

Objectif général
Améliorer le cadre opérationnel et le fonctionnement du SP/CNLS-IST grâce à un système de gestion administrative, financière et comptable efficace, saine, transparente, crédible et rigoureuse applicable à tous les niveaux de la pyramide.

Objectifs spécifiques
De façon spécifique, le manuel de procédure vise à :

• Définir les différents acteurs intervenant dans la gestion administrative, financière et comptable à tous les niveaux de l’organigramme du CNLS – IST ;
• Définir les rôles et responsabilités dévolus aux différents préposés dans la gestion à chaque niveau d’exécution des opérations ;
• Créer un cadre formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable ;
• Etablir un processus de budgétisation qui garantit la participation de tous les partenaires et secteurs ;
• Décrire les procédures d’exécution des dépenses ;
• Concevoir les outils de gestion et de responsabilité financière ;
• Identifier les types et niveaux de contrôles à effectuer dans les différentes étapes.

Résultats attendus

• Un manuel de procédures administrative, financière et comptable est élaboré,
• Les outils de gestion sont conçus,
• Un cadre opérationnel formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable est mis en place,

Méthodologie
L’étude comportera trois (03) étapes : la phase préparatoire, l’enquête auprès des structures décentralisées du CNLS-IST, l’exploitation et le traitement des données

La phase préparatoire
La collecte documentaire et la revue de la littérature relative aux procédures administrative, financière et comptable et à la gestion des structures décentralisées au Togo, des partenaires, en Afrique et dans le monde.

La collecte des données
Elle se fera auprès de certains responsables du CNLS-IST et ses structures décentralisées et de certains partenaires.

Toutefois, il est possible de combiner plusieurs techniques : entretiens semi directifs avec guide d’entretien à l’appui et entretiens directifs avec un questionnaire à l’appui.

Le traitement et l’analyse des données

• l’archivage des données collectées ;
• la création d’un masque de saisie ;
• les analyses et commentaires relatifs aux résultats attendus;
• la présentation d’un rapport provisoire.

La transmission du rapport de la mission conformément aux résultats attendus annexé des documents de collecte de données au SP/CNLS-IST sous forme électronique.

Profil des consultants
Les exécutants doivent être des spécialistes en gestion des ressources humaines et administratives et ayant une expérience dans le domaine d’élaboration du manuel de procédures administratives, financières et comptables pour les structures nationales décentralisées ou autres institutions à caractère décentralisées et gérants les ressources de plusieurs partenaires.

Les cabinets ou consultants seront sollicités pour fournir un dossier de candidature comportant les éléments suivants :

• Une proposition technique incluant le calendrier d’exécution
• Une proposition financière constituée d’un budget détaillé et de la justification des différentes lignes budgétaires et de leurs coûts respectifs

Les/les cabinets / consultants (es) sont libres d’utiliser une méthode de leur choix pour l’atteinte des objectifs. Toutefois, certaines conditions méritent d’être précisées:

Durée du contrat
La mission est d’une durée de 21 jours calendaires. La période de réalisation va du 1er au 21 août 2007.

Rémunération
La rémunération comprend tous les frais liés à la mission (honoraires, transport, perdiems, secrétariat, assurance, photocopie, etc.) et sera faite conformément aux conditions mentionnées dans la commande et le contrat de service notamment en ses points relatifs au montant du contrat et au calendrier de payement.

Rapport
Un premier draft du manuel conforme aux résultats attendus, est transmis au SP/CNLS-IST en version électronique et en 5 exemplaires au plus deux semaines après la mission.
Il s’agit précisément de :
Rapport de l’étude

Bibliographie
Liste des organisations et personnes rencontrées
Un manuel de procédures administrative, financière et comptable est élaboré,

Les outils de gestion sont conçus,

Proposition d’un cadre opérationnel formel d’exécution des opérations à caractère administratif, financier et comptable

Le rapport définitif sera remis au SP/CNLS-IST après l’atelier de validation et de finalisation qu’il organisera à cet effet.